Privatliv og
Cookie politik
Revideret: 17-10-2024
1. Dataansvar
Dit ejendomsselskab er dataansvarlig for behandling af dine personoplysninger. Dataansvarlig for dine personoplysninger vil være det ejendomsselskab hvor du søger en bolig eller det ejendomsselskab som står på din lejekontrakt.
Dit ejendomsselskab har overladt den daglige administration af dit lejemål til Kereby Property Management (”Kereby”/”vi”/”os”). Det medfører, at Kereby behandler dine personoplysninger som databehandler, på vegne af dit ejendomsselskab. Hvis du har spørgsmål om behandling af dine personoplysninger, bedes du derfor kontakte Kereby og ikke dit ejendomsselskab:
Kereby ApS
La Cours Vej 7
DK-2000 Frederiksberg
CVR-38786326
Telefon: 39 45 62 00
Mail: info@kereby.dk
Denne privatlivspolitik (”Privatlivspolitik”) giver dig de oplysninger, som du har krav på at modtage, i henhold til gældende databeskyttelseslovgivning. Du skal læse privatlivspolitikken, inden du afgiver dine personoplysninger.
Privatlivspolitikken gælder for behandling af personoplysninger, der indsamles om dig, forud for, under eller efter ophør af dit lejeforhold. Indsamling af personoplysninger kan ske via hjemmesiden www.kereby.dk/, fra andre lejere i lejemålet, ejendomsmæglere, i forbindelse med køb af virksomhed, fra ejendomsselskabets tidligere ejendomsadministrator, fra Boligportalen, fra offentlige myndigheder, offentlige registre samt direkte fra dig.
2. Formål, typer af personoplysninger og retsgrundlag
Til hvilke formål dine personoplysninger behandles til, hvilke typer af personoplysninger, der behandles og hvad retsgrundlaget er for behandling af dine personoplysninger, vil afhænge af hvert enkelt konkrete lejeforhold. I nedenstående fremgår de mulige formål, typer af personoplysninger og retsgrundlag, som kan anvendes.
Til hvilke formål anvendes personoplysningerne?
- For at kunne vurdere, om du kan få en lejebolig.
- For at kunne sætte dig på interesseliste til en lejebolig.
- For at tjekke dig i RKI. Det er et aftaleretligt krav for at modtage en lejebolig, at du afgiver dit CPR-nummer, så vi kan din kreditværdighed i RKI med henblik på at vurdere, om du kan få en bolig.
- Administration af dit lejemål, herunder nødvendig kommunikation.
- For at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares (fx huslejenævnssager og inkassosager).
- For at opfylde lovkrav og for at kunne overholde vores retlige forpligtelser.
- For at overholde bestemmelser i lejekontrakten, herunder opkræve leje/a conto forbrug.
- For at sende dig servicemeddelelser.
- For at sende dig tilfredshedsundersøgelser.
- For at imødekomme dine forespørgsler.
- For at behandle klager fra dig eller klager om dig.
- Som identifikation i tilfælde af misligholdelse af lejeaftalen.
- For at Tv-overvåge ejendommen. Opsætning af Tv-overvågning vil ske i overensstemmelse med reglerne i Tv-overvågningsloven.
- I forbindelse med køb og salg af ejendommen samt forud for køb og salg af fast ejendom (due diligence).
- For at kunne legitimere dig.
- For at fastslå markedslejen ved at sammenligne din betalte leje med andre relevante lejemål i dit lejeområde (sammenligningslejemål).
- I forbindelse med en eventuel udsættelse via fogeden.
- For at kunne foretage ESG rapportering og generelt generere Co2 regnskaber som grundlag for at spare energi, markedsføring og for at kompensere miljøet. Markedsføringen kan bestå af, at vi anvender din adresse og dit navn til at sende fysisk post i form af nyheder, konkurrencer, tips og spareråd relateret til dit forbrug fra Kereby og vores samarbejdspartnere.
Hvilke typer af personoplysninger?
Hvis du ansøger om en lejebolig:
a) Almindelige personoplysninger:
- Navn, adresse, mailkorrespondance, type lejlighed du søger, nuværende boligforhold, relationer mellem dem, der skal bo i lejligheden og telefonnummer.
b) Fortrolige oplysninger:
- CPR-nummer indhentes for at kunne tjekke, hvorvidt du er registreret i RKI.
Hvis du får en lejebolig:
a) Almindelige personoplysninger:
- Navn på lejere, adresse, telefonnummer, oplysninger om dit lejeforhold, lønsedler, klagesager, sygesikringsbevis, husordenssager, huslejenævnssager, el, varme- og vandforbrug, øvrige eventuelle forbrugsoplysninger, advarsler, påtaler samt opsigelse eller ophævelse relateret til lejeforholdet, betalingsmisligholdelse, Tv-billeder, kundenummer, korrespondance med advokater, til- og fraflytningsrapporter, oplysninger afgivet af andre lejere, øvrige overtrædelser af lejeforholdet, sager om lejefastsættelse, og billeddokumentation.
b) Fortrolige personoplysninger:
- CPR-nummer.
- Konto- og kortoplysninger.
c) Følsomme personoplysninger:
- I helt særlige tilfælde kan de konkrete forhold medføre, at der indsamles oplysninger om dit helbred eller oplysninger om handicap.
Hvad er retsgrundlaget for behandlingen?
a) Behandlingen af de nævnte almindelige personoplysninger sker af hensyn til gennemførelse af foranstaltninger, der træffes på din anmodning forud for indgåelse af en mulig kontrakt (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b).
b) Behandling af oplysninger om, hvorvidt du står angivet i RKI og behandling af dit CPR-nummer sker med dit forudgående samtykke (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a). Samtykket kan til enhver tid tilbagekaldes. Tilbagekaldelse af samtykke har ikke betydning for den behandling, som blev foretaget, inden tilbagekaldelsen.
a) Behandlingen af de nævnte almindelige personoplysninger kan ske:
- Med henblik på at opfylde en kontrakt (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b).
- Med henblik på at overholde udlejers retlige forpligtelser (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c).
- Som følge af udlejers legitime interesse i at kunne fastlægge, forsvare og gøre retskrav gældende (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f).
- Som følge af udlejers legitime interesse i at kunne overvåge grunden (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f).
- Som følge af vores legitim interesse i at kunne udsende servicemeddelelser (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f).
- Som følge af vores legitime interesse i at kunne udsende tilfredshedsundersøgelser (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f).
- Som følge af vores og tredjeparter legitime interesse i at nå frem til den passende og rimelige markedsleje i en konkret sag ved brug af sammenligningslejemål, hvor dine lejeoplysninger kan være relevante til brug for denne sammenligning. Dine kontaktoplysninger kan på baggrund af denne legitime interesse, også videregives til advokater og udlejere med henblik på, at du selv kan beslutte, hvorvidt du ønsker at dele yderligere oplysninger og generelt hjælpe i den pågældende sammenligningslejemålssag (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f).
- Som følge af vores legitime interesse i at behandle dine forbrugsdata for at kunne foretage ESG rapportering og generelt generere Co2 regnskaber som grundlag for at spare energi, styrke vores kommercielle interesser og for at kompensere miljøet jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Når vi i denne sammenhæng ønsker at sende fysiske breve med markedsføring, sikrer vi forinden, at du ikke er tilmeldt reklamebeskyttelse via Robinsonlisten eller over for os har frabedt dig markedsføring via adresseret fysisk post. Vi vasker løbende lejeres oplysninger mod reklamebeskyttelse gennem opdateringer fra CPR-registret. Vores hjemmel til denne behandling er den retlige forpligtelse vi er underlagt i henhold til markedsføringsloven § 10, stk. 4, nr. 2 (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c).
- Som følge af vores legitime interesse i at behandle data om energiforbrug på ejendommen, jf. lov om bygnings- og boligregistrering § 5, stk. 5 (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f).
b) Behandlingen af dit CPR-nummer sker med dit forudgående samtykke (databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 2). Samtykket kan til enhver tid tilbagekaldes. Tilbagekaldelse af samtykke har ikke betydning for den behandling, som blev foretaget, inden tilbagekaldelsen.
c) Behandling af de nævnte følsomme oplysninger kan ske:
- For at kunne fastlægge, forsvare eller gøre et retskrav gældende (databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f).
- For at overholde udlejers arbejds-, sundheds- eller socialretlige forpligtelser (databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f) jf. § 116 i serviceloven.
3. Modtagere
I visse tilfælde bliver dine personoplysninger videregivet til selvstændige dataansvarlige, hvis det er ejendomsselskabet pålagt, eller hvis det på anden måde følger af lejeforholdet. Det drejer som om følgende kategorier af modtagere og følgende typer af personoplysninger:
- Koncernforbundne selskaber (navn, adresse og leje).
- Forsyningsselskaber (navn og adresse).
- Revisorer (kontaktoplysninger).
- Advokater (afhænger af den konkrete tvist og kan principielt omfatte alle oplysninger).
- Offentlige myndigheder (navn og adresse).
- Nets (betalingsoplysninger, navn og adresse).
- Domstole (afhænger af den konkrete tvist og kan principielt omfatte alle oplysninger).
- Potentielle købere af fast ejendom (navn, adresse, restanser og årsleje).
- Andre udlejere og advokater i forbindelse med sammenligningslejemål (kontaktoplysninger).
- Entreprenører i forbindelse med ejendomsudvikling (kontaktoplysninger)
- Beboerrepræsentationer (kontaktoplysninger)
Personoplysningerne kan videregives til ovenstående kategorier af modtagere med de samme retsgrundlag som angivet under punkt 2 ovenfor
Dine personoplysninger overlades yderligere til samarbejdspartnere, der leverer ydelser på ejendomsselskabets vegne. Foruden Kereby, drejer det sig om følgende kategorier af databehandlere:
- Leverandører af IT-ydelser, mailudbydere, fakturering, opkrævning og IT-systemer.
Hvis dine personoplysninger overføres til databehandlere eller dataansvarlige, der er etableret i lande uden for EU/EØS, der ikke har et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau, vil en sådan overførsel baseres på EU-Kommissionens standardkontrakter.
4. Sletning
Hvis du har ansøgt om et lejemål, eller du har stået på interesseliste til et lejemål, og du ikke får lejemålet, slettes dine personoplysninger snarest muligt efter, at du har fået besked om, at du ikke fik lejemålet.
Hvis du er lejer eller har været lejer, slettes dine personoplysninger løbende, når der ikke længere er behov for at behandle dem, til at opfylde et eller flere af de formål, som fremgår ovenfor. Oplysningerne slettes som udgangspunkt efter 3 år fra endt lejeforhold. I visse tilfælde af hensyn til lovkrav eller for at kunne forsvare os i mod eller etablere retskrav kan oplysningerne dog opbevares i 10 år fra endt lejeforhold. Oplysninger kan dog behandles og opbevares på ubestemt tid i anonymiseret form. Vi har fastlagt interne slettefrister for behandlingen af de forskellige personoplysninger.
5. Opdatering af oplysninger
Vi forsøger løbende at kontrollere, at de personoplysninger vi behandler om dig, er korrekte og ajourførte. Det gør vi bl.a. ved at kontakte dig eller sammenholde dine oplysninger med offentlige databaser. Da vores service er afhængig af, at dine data er korrekte og opdaterede, beder vi dig dog også oplyse os om ændringer i dine oplysninger. Eventuelle ændringer bedes meddelt til info@kereby.dk med anførsel af dit kundenummer.
6. Sikkerhed
Vi har implementeret sikkerhedsforanstaltninger til sikring af, at interne procedurer lever op til de fastlagte sikkerhedsstandarder og gældende lovkrav. Vi forsøger på bedst mulig vis at beskytte kvaliteten og integriteten af dine personoplysninger. Følsomme og fortrolige oplysninger vil alene blive sendt i krypteret form iht. Datatilsynets vejledninger.
Følsomme og/eller fortrolige personoplysninger vil alene blive sendt i krypteret form iht. Datatilsynets vejledninger.
Vi har vedtaget interne regler om informationssikkerhed, som indeholder instrukser og foranstaltninger, der beskytter dine persondata mod at blive tilintetgjort, gå tabt, blive ændret, mod uautoriseret offentliggørelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.
7. Dine rettigheder
- Du har ret til at få indsigt i dine personoplysninger.
- Du kan gøre indsigelse mod indsamling og videre behandling af dine personoplysninger. F.eks. har du ret til at gøre indsigelse imod behandlingen af dine personoplysninger til markedsføring via fysisk adresseret post.
- Du har du ret til berigtigelse eller sletning af dine personoplysninger.
- Du har ret til at anmode om begrænsning af dine personoplysninger.
- Under visse omstændigheder kan du også anmode om at modtage en kopi af dine personoplysninger, samt anmode om transmission af dine personoplysninger til en anden dataansvarlig (dataportabilitet).
- Du kan til enhver tid tilbagekalde eventuelle samtykker, som du måtte have afgivet. Vi vil herefter slette dine personoplysninger, medmindre vi kan fortsætte behandlingen på andet grundlag.
8. Cookies
For oplysning om, hvilke cookies der anvendes på www.kereby.dk/, hvad de anvendes til, hvornår de slettes og hvordan du kan blokere dem, henvises der til cookiepolitikken som findes her: Cookies
9. Kontakt og klage
Ønsker du at klage over den måde vi behandler dine personoplysninger på, er du velkommen til at kontakte os på telefon: 39 45 62 00 eller mail:
info@kereby.dk
Du kan også indgive en klage til:
Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Telefon: 33 19 32 00
E-mail: dt@datatilsynet.dk
10. Ændringer af Privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer af denne Privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende Privatlivspolitik vil være tilgængelig på www.kereby.dk/ Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom via e-mail.